Автоматично събиране и разпознаване на фактури от клиенти с ai агент за счетоводни кантори

В днешно време, автоматизацията на процесите в счетоводството става все по-важна. Системата AIConto предлага иновативен начин за обработка на фактури. Тя приема снимки, PDF файлове и сканирани документи, което значително улеснява работата на счетоводните кантори.

Реалният опит на МИЛАДО ОДИТ ЕООД показва, че обработката на 620 фактури отнема само 15-20 минути. Цената за обработка е около 12-16 евроцента на фактура без ДДС, в зависимост от избрания план.

Тази система не само че спестява време, но и предоставя възможност за по-добро обслужване на клиентите. С автоматизацията, счетоводителите могат да се фокусират върху сложни казуси и консултации, вместо да прекарват часове в ръчно въвеждане на данни.

Автоматизирайте събирането на клиентски фактури и освободете време за счетоводство

Автоматизацията в счетоводството е на път да промени начина, по който работим. С помощта на новите технологии, счетоводителите могат да спестят време и усилия. Вместо да прекарват часове в ръчно въвеждане на данни, те могат да се фокусират върху по-сложни казуси.

Системата AIConto позволява обработка на фактурите по нов начин. Агентът може да обработва до 20 фактури едновременно, с времетраене от около 30 секунди на фактура. Това значително ускорява процеса и намалява риска от грешки.

Също така, системата предлага единен вход за документи от различни клиенти. Независимо дали фактурите са изпратени като снимка, PDF или сканиран документ, те се обработват безпроблемно. Обикновен документен скенер за 150-190 € може да дигитализира приблизително един лист в секунда, което допълнително улеснява работния процес.

Как работи обработката на фактури с AI агент

Днешните технологии предоставят нови възможности за обработка на фактури. Процесът започва с качването на фактура, независимо дали е снимка, сканиран документ или PDF файл. Агентът анализира информацията и разпознава контрагента, сумите и ДДС.

След като данните са разпознати, агентът категоризира разхода според сметкоплана. Например, контировките могат да включват 602 „Разходи за външни услуги“, 401 „Доставчици“, 4531 „Начислен ДДС за покупките“ и 503 „Разплащателна сметка“.

След анализ, системата предлага готов счетоводен запис, който се подготвя за импорт в Microinvest Делта Pro. Човекът, който преглежда предложението, дава одобрение преди окончателния запис.

„Тази автоматизация ни спестява време и усилия“, казва един счетоводител.

Какво може да поеме ai агент за счетоводство

Технологичният напредък променя начина, по който управляваме финансите. Системата предлага множество функции, които улесняват работата на счетоводителите. Агентът извлича данните от фактурите, включително контрагент, суми, ДДС и дата.

Също така, той проверява аритметиката и идентифицира дубликати. Това намалява риска от грешки преди създаването на счетоводен запис. Важно е и валидирането на ДДС номера, което се извършва чрез сравняване на ЕИК на доставчика с информацията от фактурата.

Готовите случаи се подреждат за по-нататъшна обработка, докато несигурните документи се отделят за преглед от екипа. Проучвания показват, че между 85% и 95% от документите могат да бъдат обработени без ръчно въвеждане.

Контировки според сметкоплана и правилата на всеки клиент

Съвременните счетоводни практики изискват специфични настройки за всеки клиент. Всяка фирма използва собствен сметкоплан и ДДС режим в Microinvest Делта Pro. Това е важно, защото контировките трябва да отразяват индивидуалните правила на клиента, а не да се прилага универсален шаблон.

Агентът е способен да използва историята на предишните записи, за да предлага подходяща сметка за повтарящи се доставчици. Например, правилото за гориво 50:50 може да бъде зададено еднократно, а материалните записи могат да се разписват по артикули.

Важно е и протоколите по чл. 117 да се поставят в правилния данъчен период. Тези отделни настройки предотвратяват смесването на фактурите и правилата между различни фирми, осигурявайки точност и спазване на счетоводните изисквания.

Проверки и човешки контрол преди осчетоводяване

Системите за обработка на фактури изискват стриктен контрол, за да осигурят точност. При всяко несъответствие или ниска увереност, документът спира и показва причината. Това гарантира, че само коректните данни преминават през процеса.

Преди импорт, кодът проверява важни елементи като ДДС, съществуването на сметките и ЕИК. Счетоводителят преглежда предложената контировка и натиска импорт едва след одобрение. Тази стъпка е критична за избягване на грешки.

Също така, правилата за ескалация определят кои случаи остават при човека и кои могат да продължат автоматично. Важно е да се поддържа журнал, който записва действията, обосновката и одобрилото лице. Примерен резултат от проектите показва, че точността надхвърля 99% след човешки преглед.

Интеграция с Microinvest Делта Pro и счетоводния процес

Интеграцията на новите технологии в счетоводството е ключова за оптимизацията на процесите. Одобрените данни от счетоводителя се прехвърлят автоматично в Microinvest Делта Pro. Това значително ускорява работния процес и намалява времето, необходимо за обработка на документи.

Процесът приема документи от различни източници, включително поща, папки и ERP системи. WorkAist предлага MCP конектори към Microinvest, Plus Minus, Bookkeeper.bg, Stripe и Wise Business. С над 20 предварително изградени агенти, изборът е богат и удобен.

Картата на процесите показва връзките между конектори, агенти и изходни резултати. Достъпът и разрешените действия се конфигурират преди автоматичното изпълнение, осигурявайки контрол и сигурност в обработката на данните.

Реални резултати: обработка на 620 фактури за 15-20 минути

Резултатите от работата на МИЛАДО ОДИТ ЕООД показват впечатляваща ефективност. Обработката на 620 фактури отнема само 15-20 минути. Това е значително подобрение в сравнение с традиционните методи.

Системата позволява на агента да обработва около 20 фактури едновременно. Времето за обработка на всяка фактура е приблизително 30 секунди. Тази бързина променя начина, по който счетоводителите управляват своите задължения.

Цветомила Найденова, управител на фирмата, подчертава, че целият процес включва разчитане, категоризиране и интеграция с Microinvest Делта Pro. Спестеното време позволява на екипа да се фокусира повече върху консултации с клиенти, вместо да се занимава с рутинна работа.

Деси Илиева споделя, че един от техните клиенти е предоставил 90% от документите си на 13-и ден от месеца. Това е пример за бързата и ефективна работа на системата, която позволява по-добро обслужване на клиентите.

Сигурност на данните, достъпи и контрол върху агента

Сигурността на данните е от съществено значение в съвременната обработка на документи. Системата предлага ролеви достъп, който ограничава видимите данни за всеки потребител и агент. Това означава, че всеки може да вижда само информацията, която е необходима за неговата работа.

Данните могат да останат в ЕС или да се обработват чрез локален модел на собствен сървър. WorkAist поддържа cloud и self-hosted инсталация чрез Docker или Hetzner, осигурявайки гъвкавост и сигурност.

Ролеви достъп и ограничаване на видимите данни

Контролът на достъпа на ниво група, агент и таблица е осигурен чрез ACL. Тази функция разделя разрешенията между екипи и клиенти, което допринася за по-добра защита на данните.

Хостинг в ЕС и възможност за локален модел

Обратимата PII редакция токенизира чувствителните стойности преди да бъдат подадени към езиковия модел. Това допълнително защитава личната информация на клиентите.

Одитният журнал записва всяко действие с времеви печат, източник и верига на одобрение. Тази функция е важна за проследяване на всички действия, без да зависи от бисквитки.

Планове, цена на обработка и безплатен тест

Системите за управление на фактури предлагат разнообразие от планове и тестови периоди. С AIConto, счетоводителите могат да избират план според обема на фактурите и реалното използване на услугата.

Цената за обработка на фактури варира между 12-16 евроцента на фактура без ДДС, в зависимост от избрания план. За България, при плащане, се начислява 20% ДДС.

Важно е да се отбележи, че плащането е само за реално обработените документи. В цената са включени VIES проверка, курс спрямо ЕЦБ, протоколи по чл. 117 и материални записи по артикули.

AIConto предлага 14-дневен тест без кредитна карта и задължения. Можете да заявите демонстрация с фактури от вашата кантора, за да се уверите в ефективността на системата.

Заключение

Автоматичното разчитане на фактури, предложенията по сметки и проверките преди импорт намаляват рутината в кантората. Счетоводителят запазва одобрението и отговорността, а агента поема повтарящите се стъпки. Индивидуалният сметкоплан, историята на всеки запис и правилата на клиента правят предложенията по-точни.

Данните остават под контрол чрез роли, одитен журнал, хостинг в ЕС или локален модел според избрания план. Така екипът може спокойно да прецени сигурността и ползата в ежедневната работа.

Изпробвайте системата с реални документи в рамките на 14 дни. Всеки счетоводител може да сравни времето при ръчна обработка с новия процес през един работен месеца. Изберете подходящ език и ниво на контрол, после превърнете първото действие в измерим напредък.